No final de maio de 2018 com a entrada em vigor do novo Regulamento Geral de Proteção de Dados houve uma responsabilização por parte das empresas para com o tratamento de dados de todos os clientes, potenciais clientes, fornecedores e até colaboradores.
Este veio reiterar às empresas que cada tratamento de dados deve ser feito de uma forma transparente e clara para todos os intervenientes.
Um ano depois, sabe o que isto implica?
Primeiro é importante esclarecer que quer o nome, morada, telefone, email, dados clínicos, fotografias, religião, entre outras coisas, tudo é um dado pessoal e que por esse motivo quando é recolhido, deve ter sido dado previamente o seu consentimento à exceção de algumas normas legais que se sobrepõe ao regulamento como é o caso das finanças por exemplo.
Estas novas regras permitem regulamentar as empresas a nível europeu quer façam o tratamento de dados dentro da Europa e caso o façam fora deve haver um acordo legal para regulamentá-lo. Assim as empresas devem garantir que os direitos das pessoas que lhes forneceram os seus dados estão salvaguardados:
- Utilizando uma linguagem clara ao especificar durante quanto tempo vão reter os dados e para que fim;
- Evidenciando o consentimento que é um dos fundamentos legais para o processamento dos dados;
- Tratando os dados de uma forma segura e protegida;
- Informando os seus clientes caso haja alguma falha de segurança;
- Dar o direito de esquecimento às pessoas, ou seja, apagar os dados caso seja solicitado;
- Dar o direito de fazer opt out das bases de dados de marketing;
- Utilizar procedimentos extra de segurança no caso dos dados sensíveis como é o caso da religião, orientação sexual e política.
Falando do paradigma nacional, é possível referenciar já quatro multas devido ao incumprimento do RGPD, uma ao hospital público do Barreiro e outras três a empresas privadas, no entanto, estes dados são referentes até 30 de abril o que nos faz crer que este número já seja superior. Embora as coimas não tenham sido divulgadas pela CNPD, comissão nacional de proteção de dados, sabemos que estas poderão atingir os 20 milhões ou até 4% da faturação anual da empresa.
Desta forma e se ainda não cumpre todos os requisitos legais a Quantinfor consegue ajudá-lo a estar em conformidade com o RGPD através de:
1. Encriptação dos dados pessoais no envio dos emails
Diariamente utilizamos o email para enviar dados, quer para fora da empresa ou para dentro da organização e por esse motivo temos de garantir que estes estão protegidos. Tem um novo cliente e precisa de lhe enviar algo confidencial ou tem um novo colaborador e precisa de enviar os seus dados para o banco ou o seguro, de que o forma o faz? Já pensou que o simples recibo de vencimento contém dados pessoais que transmite por email de forma insegura?
2. VPN – acesso do exterior aos dados de forma segura
Hoje em dia com a mobilidade que nos é exigida, todos nós acedemos do exterior com os computadores de trabalho à empresa, mas de que forma? Já pensou que as redes públicas muitas das vezes não estão protegidas e conseguem ser uma porta de vulnerabilidade à segurança dos dados?
3. Módulo RGPD do PHC
Com o módulo do RGPD do PHC é possível otimizar o acesso aos dados, é possível agilizar a portabilidade e transmissão dos dados, assegurar o esquecimento e garantir ainda o direito à retificação dos dados. Faz tudo isso com o seu atual software?
4. Cópia de segurança encriptada
Todas as empresas fazem backups, quer eles sejam diários, semanais ou mensais, é importante que toda a informação seja guardada com recurso a ferramentas seguras para que não se percam anos de trabalho. Há algumas pessoas que ainda guardam os seus documentos em pens e discos externos, mas como é que vai proteger os dados contidos nesses dispositivos se os perder?
5. Encriptação e segurança dos computadores e portáteis
Todos os computadores da sua organização estão ligados a uma rede que contém informação e dados da sua empresa, e por esse motivo é fulcral proteger cada dispositivo que nos permite aceder à rede, ou seja cada portátil ou computador. Dessa forma é importante que esses equipamentos estejam seguros e que por exemplo, no caso de roubo ou extravio, ninguém possa ter acesso aos dados nele contido.
Ainda com dúvidas? Fale connosco que teremos todo o gosto em ajudar a minimizar o impacto de uma possível coima.
