Com a chegada do verão e dos períodos de férias, muitas empresas entram naturalmente num ritmo diferente. As equipas reorganizam tarefas, distribuem responsabilidades e ativam as habituais respostas automáticas de ausência no email, conhecidas como Out of Office.

Esta é uma prática simples, útil e perfeitamente recomendável. Informar clientes, parceiros e fornecedores de que determinado colaborador se encontra ausente demonstra organização e profissionalismo. No entanto, existe um aspeto que nem sempre recebe a atenção devida: quando não são acompanhadas pelas medidas de segurança adequadas, as ausências das equipas podem criar oportunidades para ciberataques.

O problema não está nas férias, pelo contrário, o descanso dos colaboradores é essencial para qualquer organização. O verdadeiro risco surge quando o planeamento operacional não é acompanhado por um planeamento tecnológico que assegure a continuidade e a proteção dos sistemas.

Uma empresa preparada é aquela que permite às pessoas desligarem do trabalho sem que a segurança fique dependente da presença de cada colaborador.

Preparar as férias é como fechar uma loja

Imagine uma loja que encerra durante alguns dias. Antes de fechar as portas, é natural confirmar que tudo fica protegido: verificar se as portas e janelas estão trancadas, ativar o alarme e garantir que os equipamentos e bens mais importantes permanecem em segurança.

No ambiente digital, o princípio é exatamente o mesmo. A diferença é que muitas das "portas" de entrada não são visíveis e, por isso, passam facilmente despercebidas.

Essas vulnerabilidades podem assumir várias formas, como contas de email sem autenticação multifator, acessos remotos pouco protegidos, permissões atribuídas em excesso, equipamentos sem as atualizações mais recentes ou contas que permanecem ativas apesar de já não serem necessárias.

Durante períodos em que existe menor presença das equipas, pequenas falhas como estas podem transformar-se em oportunidades para um atacante.

O Out of Office pode revelar mais informação do que imagina

As respostas automáticas de ausência facilitam a comunicação com clientes e parceiros, mas devem ser configuradas com algum cuidado.

Muitas vezes, estas mensagens indicam o período exato de ausência do colaborador, identificam quem o substitui, revelam contactos internos e acabam por expor parte da estrutura organizacional da empresa.

Uma mensagem como:

"Estou ausente até ao dia 15. Para assuntos urgentes contacte o meu colega João através de joao@empresa.pt."

parece perfeitamente inofensiva. No entanto, para um atacante, esta informação pode servir de base para construir um email fraudulento, fazer-se passar por um colaborador ou explorar relações de confiança dentro da organização.

Isto não significa que as respostas automáticas devam deixar de ser utilizadas. Significa apenas que devem transmitir apenas a informação estritamente necessária, evitando expor detalhes internos que possam ser utilizados de forma maliciosa.

Os acessos remotos exigem atenção redobrada

As férias também significam maior mobilidade. Muitos colaboradores continuam a aceder aos sistemas da empresa a partir de casa, hotéis, aeroportos ou redes Wi-Fi públicas, recorrendo por vezes a equipamentos pessoais.

Esta flexibilidade representa uma vantagem para as empresas modernas, mas exige medidas de proteção adicionais. Um acesso remoto sem as devidas salvaguardas pode ser comparado à entrega de uma chave da empresa sem saber exatamente quem a poderá utilizar.

Para reduzir este risco, é aconselhável recorrer a autenticação multifator, utilizar VPN sempre que necessário, manter os equipamentos atualizados, configurar o bloqueio automático dos dispositivos e definir políticas claras para o acesso remoto aos sistemas empresariais.

As contas dos colaboradores ausentes continuam a ser um alvo

Quando um colaborador está de férias, a respetiva conta continua ativa e, muitas vezes, deixa de ser acompanhada com a mesma atenção. Os atacantes conhecem esta realidade e procuram explorá-la.

Uma conta comprometida pode abrir caminho ao acesso a emails, documentos, aplicações internas, informação financeira ou dados de clientes, tornando-se um ponto de entrada para ataques mais abrangentes.

Por essa razão, é fundamental rever regularmente as permissões atribuídas a cada utilizador, garantir que existem mecanismos de deteção de atividades suspeitas, ajustar os privilégios às funções desempenhadas e eliminar contas antigas ou que já não são necessárias.

O princípio deve ser simples: cada colaborador deve ter apenas os acessos indispensáveis para desempenhar as suas funções.

A engenharia social torna-se ainda mais eficaz durante as férias

Os períodos de ausência também favorecem os ataques de engenharia social, sobretudo aqueles que exploram a urgência e a confiança entre colegas.

É frequente surgirem mensagens aparentemente enviadas por um responsável da empresa com pedidos urgentes, como a realização de uma transferência bancária ou o envio imediato de documentação importante.

Quando existem menos pessoas disponíveis para confirmar estas solicitações e a pressão para resolver rapidamente os assuntos aumenta, torna-se mais fácil que um colaborador seja induzido em erro.

Embora a tecnologia desempenhe um papel essencial na proteção das organizações, a sensibilização das equipas continua a ser uma das formas mais eficazes de prevenir este tipo de ataques.

Antes das férias: cinco verificações essenciais

Uma preparação simples pode reduzir significativamente os riscos durante os períodos de ausência. Antes do início das férias, vale a pena confirmar alguns aspetos fundamentais:

• Rever os acessos e permissões, garantindo que apenas os utilizadores necessários mantêm acesso aos sistemas.
• Atualizar equipamentos e aplicações, assegurando que todas as correções de segurança se encontram instaladas.
• Validar os backups, confirmando não apenas que existem, mas também que podem ser recuperados com sucesso.
• Reforçar a sensibilização das equipas, recordando boas práticas relacionadas com emails suspeitos, acessos remotos e utilização de dispositivos.
• Manter a monitorização ativa, garantindo que existem mecanismos capazes de identificar comportamentos anómalos mesmo quando parte da organização se encontra ausente.

A segurança não deve entrar de férias

Os períodos de descanso são essenciais para as pessoas e contribuem para organizações mais produtivas e equilibradas. No entanto, para que os colaboradores possam desligar com tranquilidade, é importante que a infraestrutura tecnológica continue preparada para responder a potenciais incidentes.

A questão não passa por evitar a utilização do Out of Office, mas sim por garantir que a ausência das pessoas não representa uma oportunidade para quem procura explorar vulnerabilidades.

Num cenário em que os ciberataques acontecem todos os dias, a segurança deve continuar ativa independentemente da época do ano. Afinal, uma empresa resiliente é aquela que se prepara antecipadamente e garante que, mesmo quando as portas físicas estão fechadas, as portas digitais permanecem igualmente protegidas.

Na Quantinfor ajudamos as empresas a reforçar a sua postura de cibersegurança, implementando soluções que protegem utilizadores, sistemas e informação durante todo o ano.

Se pretende garantir que a sua infraestrutura continua segura enquanto a sua equipa desfruta de um período de descanso, fale connosco através de info@quantinfor.com.