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Faturação eletrónica obrigatória a 1 de janeiro de 2019


Conheça as novas regras



A partir do dia 1 de janeiro de 2019, a faturação eletrónica carece de uma obrigatoriedade legal para todos os que são fornecedores e entidades da Administração Pública.

Estas novas imposições pretendem que o sistema de faturação da contratação pública seja uniformizado para toda a União Europeia sendo desta forma garantido o cumprimento da legislação, e possibilita “simplificar, controlar, diminuir a burocracia e aumentar a rastreabilidade de processos. Isto para além de uma diminuição de custos e recursos utilizados.” Assim, é possível inserir automaticamente no sistema da entidade pública, evitando a inserção manual e agilizando processos.

Deste modo, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático eletrónico” Diretiva 2014/55/EU.

Saiba que se envia faturas para os seus clientes em PDF não é considerado como fatura eletrónica, deve ser visto sim como um complemento à mesma. É importante referir que há vários formatos não aprovados pela Comissão Europeia, como é o caso de:

  • “Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
  • Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
  • Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
  • OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
  • Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.”

Assim é importante, referir que as faturas são consideradas eletrónicas caso tenham os campos validados pela Comissão Europeia, que incluem campos comuns, aplicáveis a todos os estados membros, e exigências específicas aplicáveis a nível nacional, local ou setorial:

  • “Identificadores do processo e da fatura;
  • Período de faturação;
  • Informações sobre o cocontratante;
  • Informações sobre o contraente público;
  • Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;
  • Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;
  • Referência do contrato;
  • Condições de entrega;
  • Instruções de pagamento;
  • Informações sobre ajustamentos e encargos;
  • Informações sobre as rubricas da fatura;
  • Totais da fatura”.

De referir que “a norma europeia tem em conta as necessidades das PME, respeita o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e pode ser integrado facilmente com o seu software de gestão.”

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