João Mota
CTO | CMO
Tempo perdido, erros e tarefas repetitivas: o custo de um processo manual pode ser muito maior do que parece.
Nem todos os custos aparecem numa fatura.
Há custos que se escondem no tempo que as equipas gastam a copiar dados, atualizar folhas de cálculo, validar documentos, procurar informação ou repetir a mesma tarefa em diferentes sistemas.
Isoladamente, podem parecer tarefas pequenas. Quando se repetem todos os dias, o impacto começa a ser significativo.
O problema não é fazer manualmente. É repetir sem necessidade.
Nem todos os processos devem ser automatizados. Existem tarefas que exigem análise, experiência ou tomada de decisão e que beneficiam da intervenção humana.
O problema surge quando as equipas dedicam demasiado tempo a tarefas repetitivas, previsíveis e de baixo valor acrescentado, que poderiam ser simplificadas ou automatizadas.
É aí que o tempo começa a transformar-se num custo.
Onde se esconde o custo dos processos manuais?
Alguns dos sinais mais comuns estão no dia a dia:
- Introdução dos mesmos dados em diferentes sistemas;
- Registo e validação manual de documentos;
- Atualização frequente de ficheiros Excel;
- Pesquisa de informação dispersa por emails, pastas e aplicações;
- Envio manual de comunicações;
- Acompanhamento de clientes e oportunidades sem processos automatizados;
- Correção de erros provocados por introduções ou transferências de dados.
O impacto não está apenas no tempo gasto. Um processo manual pode também aumentar o risco de erro, gerar retrabalho e dificultar o acesso à informação certa no momento certo.
Faça as contas
Uma tarefa que demora 10 minutos por dia, realizada por uma pessoa, durante cinco dias por semana, representa mais de 43 horas por ano.
Agora imagine que essa tarefa é realizada várias vezes por dia, por várias pessoas, ou que existem dezenas de processos semelhantes dentro da empresa.
O cálculo pode ser simples:
Tempo gasto × frequência × número de pessoas × custo/hora = custo do processo
Este exercício permite perceber que o custo de manter um processo manual pode ser superior ao que parece quando analisado apenas tarefa a tarefa.
Automatizar não significa substituir pessoas
A automatização deve servir para retirar às equipas tarefas repetitivas e permitir que concentrem o seu tempo naquilo em que realmente acrescentam valor.
Analisar informação, acompanhar clientes, tomar decisões, resolver problemas ou melhorar processos são atividades onde a experiência das pessoas continua a ser essencial.
O objetivo não é fazer mais com menos pessoas. É fazer melhor com os recursos que a empresa já tem.
O verdadeiro custo está no tempo que não está a ser aproveitado
Os processos manuais podem parecer parte inevitável da rotina de uma empresa. Mas, quando se acumulam, representam horas que poderiam estar a ser utilizadas noutras atividades.
Por isso, a pergunta não deve ser apenas “quanto custa automatizar?”
Na Quantinfor, ajudamos as empresas a identificar processos que podem ser simplificados e a encontrar soluções de gestão e automação adequadas à sua realidade.
Fale connosco e descubra onde a sua empresa pode ganhar tempo, controlo e capacidade.
